Tämä on julkinen artikkeli, linkkiä voi jakaa henkilökohtaisen avun työnantajille.

Tervetuloa Oima-palvelun käyttäjäksi

Oima-palvelua käytetään henkilökohtaisten avustajien palkanmaksuun. Oima-palvelu tekee työnseurannan helpoksi sekä nopeuttaa palkanmaksun käsittelyä.

Työnantajana sinun on helppoa hyväksyä palvelussa henkilökohtaisen avustajasi työtunnit, jotka työntekijäsi on kirjannut palveluun. Vaihtoehtoisesti voit myös kirjata avustajasi tunnit itse ja hyväksyä ne. Työnantajana voit myös tarkastella työsopimuksia ja avustajien palkkalaskelmia, sekä nähdä avustustuntiesi määrän. Helposti ja turvallisesti!

Olethan kaikissa kysymyksissä yhteydessä henkilökohtaisen avun palkanlaskentaan.

SISÄLTÖ

• Tervetuloa Oima-palvelun käyttäjäksi
• Oima-palvelumme tukee seuraavia selaimia
• Rekisteröityminen
• Tunnistautuminen
• Kirjautuminen
• Työnseuranta
• Työsopimus
• Palkkajaksot
• Tuntien kirjaaminen työntekijän puolesta
  • Avustustuntien käytön seuraaminen
  • Monisyöttötoiminto
  • Lisät
  • Sairauspoissaolot
  • Vuosilomapäivät
    • Luettelo päivistä, jotka eivät kuluta vuosilomaa
    • Lomapäivien maksu
    • Lomapäivien maksu ennen loman alkua
  • Muut poissaolot
• Palkkajakson huomautukset
• Palkkajakson palauttaminen
• Palkkalaskelma

Oima-palvelumme tukee seuraavia selaimia

Pääset tarkistamaan ja päivittämään käytössäsi olevan selainversion klikkaamalla selaimen nimen kohdalla olevaa hyperlinkkiä. 

• Firefox
• Chrome
  
• Edge
  Huom: Tämä aihe koskee uutta Microsoft Edgeä. Vanhemman Microsoft Edgen ohjeet.
• Safari

Selaimista tuetaan vähintään kahta viimeisintä versiota. Voit tarkistaa selainten viimeisimmät versiot Browsehappy-sivulta. Käyttämällä selainten uusimpia versioita, varmistat myös niiden tietoturvallisen käytön. Päivitä selaimesi tai pyydä tietokoneesi järjestelmänvalvojaa tekemään päivitys.

Rekisteröityminen

• Saat henkilökohtaisen avun palkanlaskennalta oheisen sähköpostiviestin hyvinvointialueen tiedoissa olevaan sähköpostiosoitteeseen. 
• Klikkaa viestistä linkkiä Ota Oima-palvelu käyttöön.

Tilin luominen ja kirjautuminen Oima-palveluun uutena käyttäjänä

Jotta pääset käyttämään palvelua, tulee Sinun ensimmäiseksi luoda tili Oima-palveluun. Tilin luomiseen tarvitset toimivan sähköpostiosoitteen. Myös pankkitunnukset tai mobiilivarmenne on hyvä ottaa käden ulottuville. Tilin luominen onnistuu sen jälkeen, kun hyvinvointialue on lisännyt sinut Oimaan henkilökohtaisen avun työnantajaksi.

1. Tilin luomisessa käytettävä sähköposti

Valitse tilin luomisessa käytettävä sähköpostiosoite ja kirjoita se kenttään. Kyseisellä sähköpostiosoitteella kirjaudut jatkossa Oima-palveluun. 

Ohjeet tietoturvallisen eli vahva salasanan valintaan:

- 8 merkkiä

- vähintään yhden ison kirjaimen

- vähintään yhden pienen kirjaimen

- vähintään yhden numeron 

- vähintään yhden erikoismerkin (esim.! ,", #, $, %, &, / )

Kuva 1. Syötettäessä salasanaa kuvaan punaisella merkityt raksit muuttuvat vihreiksi väkäsiksi, kun salasana täyttää kyseisen ehdon. Ominaisuus on luotu helpottamaan vahvan salasanan luontia.

2. Linkittäminen Visma Connectiin

Saat oheisen viestin liittyen vahvaan tunnistautumiseen (Ks. Kuva 2). Paina seuraavaksi ”Kyllä, linkitä sähköpostini eID:hen”-nappia. Käytännössä tällä valinnalla pääset tekemään vahvan tunnistautumisen Oima-palveluun omilla pankkitunnuksillasi. 

Vahva tunnistautuminen tehdään ensimmäisellä kerralla varmistaaksemme, kuka on luomassa tilin palveluun. Samalle varmistamme, että sopimukset, palkkiot ja kaikki muu yksityinen menee varmasti oikealle henkilölle.(Oma pankkitilisi ei linkity Oima-palveluun kyseisessä prosessissa) 

Kuva 2. Viimeistele vahva tunnistautuminen painamalla ”Kyllä, linkitä sähköpostini eID:hen”-nappia. 

3. Vahva tunnistautuminen

Tämän jälkeen siirryt tekemään vahvan tunnistautumisen. Vahva tunnistautuminen tehdään joko mobiilivarmenteella tai verkkopankissa. Mikäli käytät verkkopankkia tunnistautumiseen, valitse oheisesta kuvasta, minkä verkkopankin tunnuksia haluat käyttää.

4. Sähköpostiin tuleva viesti

Vahvan tunnistautumisen jälkeen saat sähköpostiisi viestin, jossa on kuusinumeroinen turvakoodi (Ks. Kuva 3). 

Huomaa: Älä sulje tässä kohtaa selainta, jolla olet tekemässä Visma Connect – kirjautumista, vaan aukaise toinen selainikkunan sähköpostin avaamista varten alla olevan kuvan ohjeen mukaisesti. 

Aukaise uusi välilehti, mene sähköpostiisi, ja poimi viestissä oleva turvakoodi talteen. Turvakoodi on Kuvan 3. mukainen. 

Kuva 3. Saat tilin luonnissa käyttämääsi sähköpostiosoitteeseen oheisen viestin, joka sisältää turvakoodin. Turvakoodi on merkattu kuvaan punaisella huomiovärillä.

5. Turvakoodin syöttäminen

Kun saat sähköpostiisi viestin turvakoodista, syötä seuraavaksi koodi Kuvan 4. mukaiseen kenttään ja paina "Linkitä tili" -nappia. 

Kuva 4. Näkymä kirjautumisesta Oima-palveluun, jossa sinua pyydetään näppäilemään sähköpostiisi tullut turvakoodi kuvan mukaiseen kenttään. Kenttä on merkitty kuvaan punaisella. 

Saat palvelussa seuraavaksi oheisen viestin (Kuva 5.), joka kertoo, että sinut on tunnistettu vahvasti palvelussa. Ruudussa tulee näkymään Kuvan 5. mukainen teksti BankID Finland linkitetty Visman tiliisi. Paina seuraavaksi Jatka-napista. 

Tämä toiminto on täysin tietoturvallinen. Pankkitunnuksesi eivät tule tämän myötä liittymään Oima-tiliisi. BankID -teksti viittaa ainoastaan siihen, että olet tehnyt vahvan tunnistautumisen pankkitunnuksillasi.

Kuva 5. Vahva tunnistautuminen on onnistunut, paina seuraavaksi Jatka-nappia. 

6. Tervetuloa käyttämään Oima-palvelua

Onneksi olkoon, olet nyt kirjautunut onnistuneesti Oima-palveluun. Valitse seuraavaksi roolisi Oima-palvelussa. 

Usein kysytyt kysymykset 

- Mikä on Visma Connect?
Visma Connect on Visman yhteinen kirjautumistapa, joka otetaan nyt myös Oimalla käyttöön. 

- Miksi kirjautuminen pitää tehdä Visma Connectin kautta?
Käsittelemme Oima-palvelussa erittäin arkaluontoista tietoa, joten muutos on luonnollinen osa Oima-palvelun kehitystä. Myös Oiman asiakkaat ovat toivoneet oheista uudistusta. Haluamme tarjota asiakkaillemme aina parhaimman mahdollisen olemassa olevan ratkaisun tietojen salassapitoon. Valitsimme Oimalla Visma Connect -tunnistautumistavan, sillä Visma Connect -tiimillä on paras mahdollinen tietotaito, jatkuva kehityssykli, sekä monipuolinen kokemus aidoista kyberiskutilanteista.

- En saanut turvakoodia sähköpostiini?
Tarkista ensin roskapostisi. Mikäli viesti ei ole siellä, voit yrittää hakea sähköpostin hakutoiminnolla kirjoittamalla Visma Connect hakukenttään. Mikäli turvakoodia ei löytynyt, pyydämme tekemään vahvan tunnistautumisen uudestaan. Mikäli et tämänkään jälkeen saa turvakoodia sähköpostiisi, pyydämme olemaan yhteydessä hyvinvointialueesi yhteyshenkilöön.

- Otin Visma Connectin käyttöön vanhalla (kunta-ajan) sähköpostiosoitteellani ja nyt haluaisin päivittää sen uuteen? 
Tällöin sinun tulee rekisteröityä palveluun uudelleen uudella sähköpostiosoitteellasi. 

- Linkittyykö pankkitilini Oima-palveluun, kun teen vahvan tunnistautumisen?
Pankkitilisi ei linkity Oima-palveluun tunnistautuessasi vahvasti pankkitunnuksilla palveluun. 

Uutiskirjeiden tilaus

Voit halutessasi valita uutiskirjeiden tilauksen ennen palveluun jatkamista, tämä ei ole pakollista. Uutiskirjeissä kerromme Oima-palvelun uusista ominaisuuksista ja muista ajankohtaisista asioista, pysyt siis aina ajantasalla!

Työnseuranta

• Tunnistautumisen jälkeen pääset tarkastelemaan työsopimuksiasi sekä kirjaamaan ja vahvistamaan tunteja Työnseurannassa.
• Työnseurantaan pääset klikkaamalla Työntekijän nimeä, tai vaihtoehtoisesti klikkaamalla ensin Työsopimukset, jonka jälkeen siirrytään joko suoraan tai työsopimuksen kautta työnseurantaan.
  
  

Työsopimus

• Työsopimukselta pääset tarkastelemaan työsopimuksen yhteenvetoa ja muita tietoja omilta välilehdiltään.
  
  
  
  

Palkkajaksot

• Palkkajaksot aukeavat näkyville työnseurannassa alasveto-valikosta.
• Avoimet palkkajaksot odottavat vielä työntekijän vahvistusta. Tila Työntekijä hyväksynyt odottaa vahvistustasi.
• Palkkajaksot ovat aikajärjestyksessä uusin ylimpänä, jaksot käsitellään alhaalta ylöspäin.
• Voit myös kirjata tunnit työntekijän puolesta.
  
  
  
  

Tuntien kirjaaminen työntekijän puolesta

• Kun klikkaat haluamaasi päivää, pääset kirjaamaan tunnit oikealle tulevaan ikkunaan.
  
  
  
  
• Mikäli sinulla on useita avustuspäätöksiä, valitaan oikea tuntien kirjaus –ikkunan alas-vetovalikosta.
  
  
  
  
• Työaika merkitään muodossa hh:mm-hh:mm (esim. 08:00-16:00).
• Kun klikkaat Tallenna ja sulje, työvuoro tulee näkyville kalenteriin. Voit myös valita Tallenna ja seuraava, jolloin pääset suoraan täyttämään seuraavan päivän tunteja.
• Voit myös tallentaa ja siirtyä seuraavaan päivään näppäimistön Enter –painikkeella. Näppäimistön + -merkillä voidaan lisätä toinen kirjaus valitulle päivälle.
• Mikäli työvuoro on toteutunut normaalin työntekopaikan ulkopuolella matkustaessa, lisätään työvuorokirjaukseen ruksi kohtaan Matkapäivä  (Heta tes). Ohjelma laskee automaattisesti mahdolliset työehtosopimuksen mukaiset ateriakorvaukset.
• Aiheeton kirjaus voidaan poistaa työaikakirjauksen vieressä olevasta ruksista.
  
  
  
  

Avustustuntien käytön seuraaminen

• Myönnettyjen avustustuntien käyttöä voidaan seurata työnseurannan alaosasta. 
• Näkymässä on kaikkien avustajiesi kirjatut työtunnit.
• Aiempien palkkajaksojen avustustuntien käyttö ei vaikuta kuluvan palkkajakson avustustuntien käyttöön ja seurantaan palvelussa.
  
  
  
  

Monisyöttötoiminto

• Voit halutessasi käyttää Monisyöttö-toimintoa, mikäli kirjaat usealle päivälle täysin samanlaiset työvuorot. Toiminto löytyy työnseurannan yläosasta ja väri on sininen sen ollessa aktiivisena.
• Halutessasi Valitse arkipäivät tai Valitse kaikki päivät tai valitse päivät manuaalisesti monisyötön ollessa aktiivisena ja merkitse työvuoro valituille päiville yhdellä kirjauksella klikkaamalla Muokkaa päiviä. Voit valita usean päivän aktiiviseksi myös Ctrl –painike pohjassa.
  
  

Lisät

• Ohjelma laskee automaattisesti mahdolliset työaikalisät ja arkipyhäkorvaukset  kirjattujen työvuorojen ja työehtosopimuksen perusteella. 
• Lisiin oikeuttavat tunnit näkyvät työnseurannassa ennen palkkajakson vahvistusta.
  
  
  
  

Sairauspoissaolot

• Sairauslomatodistusten osalta noudatetaan palkanmaksusta vastaavan tahon antamaa ohjeistusta. (Varmista tämä henkilökohtaisen avun palkanlaskennasta)
• Sairausloma merkitään omalla lajillaan.
  
  
  
  
• Henkilökohtaisille avustajille maksetaan sairausajanpalkkaa työsopimuslain mukaisesti omavastuuajalta 1+9 päivältä (sairastumispäivä+9 pv). 10 päivään sisällytetään arkipäivät ja lauantait. Aikavälille sattuvat sunnuntait ja muut pyhäpäivät eivät kuluta omavastuuaikaa, pyhälle osuva suunniteltu työvuoro kuitenkin maksetaan normaalisti sairausajanpalkkana.
• Sairausajanpalkan laskennassa voi olla paikallisia eroja. Suosittelemamme tapa on maksaa sairausajanpalkka suunniteltujen työvuorojen perusteella.
• Sairausajanpalkkaa maksetaan 10 päivän sisälle osuvilta työvuoroilta, ei siis yhteensä 10 työvuorolta.  Väliin jääviä päiviä ei merkitä sairauspäiviksi. Sairausloman muuttuminen palkattomaksi tulee laskea itse. Palkattomat päivät kannattaa myös kirjata työvuoron perusteella. Palkaton -täppä lisätään kirjauksen yhteydessä.
  
  
  
  
• Mikäli avustaja sairastuu kesken työvuoron, on hänellä sairastumiseen saakka oikeus mahdollisiin työaikalisiin. Silloin merkitään työvuoro sairastumiseen asti normaaleina työtunteina, ja toinen kirjaus samalle päivälle sairauslomana suunnitellun lopputyövuoron mukaan.
  
  
  
  
• Tapaturmaa käytetään työtapaturmasta johtuvasta sairauslomasta, kirjausohje sama kuin sairauslomassa. Huom. Vapaa-ajan tapaturmissa käytetään lajia sairausloma.
• Tilapäistä hoitovapaata käytetään hoidettaessa sairasta lasta kotona. Palkka maksetaan suunniteltujen työvuorojen mukaisesti. Kirjausohje muutoin sama kuin sairauslomassa, mutta Hetaa noudattavilla palkallinen aika on 3 päivää sairastumispäivä mukaan lukien. Työsopimuslakia noudattaville tilapäisen hoitovapaan maksukäytännöissä voi olla paikallisia eroja. Laki ei määrittele palkanmaksuvelvollisuutta, ainoastaan oikeuden olla 4 päivää tilapäisellä hoitovapaalla lapsen sairastaessa.
  
  
  
  

Vuosilomapäivät

• Näet työntekijän palkkalaskelmalta ansaitut vuosilomapäivät, erääntyneiden lomavuosien osalta myös lomapäivien á hinnat. Ansaittuja ja käytettyjä lomapäiviä voidaan tarkastella myös työsopimukselta lomavuosittain Loma –otsikon alta.
• Pääsääntöisesti lomapäivät kuluvat maanantaista lauantaihin riippumatta siitä, montako työpäivää työntekijä tekee normaalisti viikossa. Jos hän tekee esim. kolme työpäivää viikossa ja on viikon lomalla, kirjataan lomapäivät maanantaista lauantaihin.
• Palvelu antaa kirjata lomapäivät vain lomaa kuluttaville päiville.
• Työntekijä voi kirjata vain erääntyneiden lomavuosien lomapäiviä, esim. lomavuosi 2022 (1.4.2021-31.3.2022) on erääntynyt 31.3.2022.
• Työnantaja tai palkanlaskija voi kirjata myös erääntymättömien lomavuosien lomapäiviä, mikäli näin on sovittu.

Lomapäivien tarkastelu

• Pidettyjä ja pitämättömiä lomapäiviä voi tarkastella "lomanmääräytyminen ja lomapäivät" -välilehdeltä. Kyseinen välilehti löytyy työsopimuksen vasemmassa reunassa sijaitsevasta yhteenvedosta.
• Ensimmäisenä näet lomanmääräytymisen lomavuosittain, josta käy ilmi lomavuosien lomanmääräytymissääntö.
• Tämän lisäksi ansaitut ja käytetyt lomapäivät saadaan täältä näkymään palvelussa kootusti. Halutessaan saadaan erittely tehtyä myös lomavuosittain.

Luettelo päivistä, jotka eivät kuluta vuosilomaa

• kaikki sunnuntaipäivät
• uudenvuodenpäivä (kirkollinen juhlapäivä)
• loppiainen (kirkollinen juhlapyhä)
• pitkäperjantai (kirkollinen juhlapäivä)
• pääsiäislauantai (mainittu erikseen vuosilomalaissa)
• 2. pääsiäispäivä (kirkollinen juhlapäivä)
• vapunpäivä (mainittu erikseen vuosilomalaissa)
• helatorstai (kirkollinen juhlapäivä)
• juhannusaatto (mainittu erikseen vuosilomalaissa)
• juhannuspäivä (kirkollinen juhlapäivä)
• pyhäinpäivä (kirkollinen juhlapäivä)
• itsenäisyyspäivä (mainittu erikseen vuosilomalaissa)
• jouluaatto (mainittu erikseen vuosilomalaissa)
• joulupäivä (kirkollinen juhlapäivä)
• tapaninpäivä (kirkollinen juhlapäivä).
  
  

Lomapäivien maksu

• Mikäli lomapäivät maksetaan loma-ajankohdan palkkajakson yhteydessä eli jälkikäteen, merkitään työnseurannassa päivät normaalisti lomapäiviksi.
• Mikäli lomapäivät halutaan maksuun ennen loma alkua, vain työnantaja tai palkanlaskija voi kirjata lomapäivät maksuun palkkajakson lisätoiminnoista ja kirjata etukäteen maksetut lomapäivät työnseurantaan.
  
  

Lomapäivien maksu ennen loman alkua

• Kun lomapäivät maksetaan ennen loman alkua, lisätään lomapäivät halutulle aiemmalle palkkajaksolle.
• Palkkajakson lisätoiminnoista valitaan Lomapäivien maksu, Lomapäivien etukäteenmaksu.
  
  
  
  
  
• Valitse oikea lomavuosi, jolloin ikkunassa näytetään jäljellä olevien lomapäivien määrä.
• Lisää maksettavien lomapäivien Määrä ja kirjaa kuvaukseen loma-ajankohta.
  
  
  
  
• Etukäteen maksetut lomapäivät tulee vielä merkitä työnseurannassa oikeille päiville Etukäteen maksettuina lomapäivinä, jotta pidetyt lomapäivät kerryttävät uutta vuosilomaa.
  
  
  
  
  

Muut poissaolot

• Palkaton vapaa vähentää kuukausipalkkaisen palkkaa, tuntipalkkaisella lähinnä informatiivinen kirjaus, ei kerrytä vuosilomaa.
• Työ keskeytynyt käytetään esimerkiksi silloin, kun työnantaja joutuu äkillisesti sairaalaan, ja työntekijällä on oikeus palkkaan suunnitelluilta työvuoroilta ennen mahdollista lomautusta (lomautusilmoitus tulee antaa kaksi viikkoa ennen lomautusta), maksaa palkan kirjatun työvuoron perusteella ja kerryttää vuosilomaa.
• Lomautus kirjataan lomautusilmoituksen mukaisesti, palkaton poissaolo, kerryttää vuosilomaa vuosilomalain rajoitusten mukaisesti.
• Opintovapaa, palkaton poissaolo, kerryttää vuosilomaa vuosilomalain rajoitusten mukaisesti.
• Äitiys- tai isyysvapaa, palkaton poissaolo, kerryttää vuosilomaa vuosilomalain rajoitusten mukaisesti.
• Muu työssäolon veroinen aika on harvemmin tarvittava laji, voidaan käyttää mikäli jossain tilanteessa poissaolosta tulee kerryttää vuosilomaa, palkaton poissaolo, kerryttää vuosilomaa.
  
  
  
  

Palkkajakson huomautukset

• Jos sinulla tai työntekijällä on kysyttävää tai kerrottavaa tuntikirjauksista, voidaan asia kirjoittaa työnseurannassa Palkkajakson huomautuksiin.
• Palkanlaskija käsittelee kommentin ennen palkanmaksua.
• Kommenttia on mahdollista muokata tai poistaa, kun sitä ei vielä ole merkitty käsitellyksi.

Palkkajakson vahvistaminen

• Kun tuntikirjaukset ovat valmiina, Vahvista palkkajakso, jolloin palkkajakson tila muuttuu Hyväksytyksi odottamaan palkanmaksua.
• Mikäli palkkajaksolla ei ole tehtyjä työtunteja tai muuta maksettavaa, Ohita palkkajakso.
  
  
  
  
• Ennen lopullista vahvistusta pääset katsomaan kootusti vahvistamis-ikkunassa palkkalajit määrineen, á hintoineen ja summineen.
  
  
  
  

Palkkajakson palauttaminen

• Mikäli työntekijän tuntikirjauksissa on korjattavaa, voit tehdä korjaukset itse tai Palauta työntekijälle palkkajakso korjattavaksi.
• Mikäli itse vahvistat jakson virheellisenä, palkanlaskija voi tehdä korjaukset tai palauttaa palkkajakson korjattavaksi.
  
  
  
  

Palkkalaskelma

• Vahvistettu palkkajakso valittuna voit siirtyä Palkkalaskelmaan.
• Voit tarkastella työntekijän palkkalaskelmaa ja työnantajan maksuerittelyä sekä tulostaa erilaisia raportteja jaksolta.