Sijaismaksajapalvelun tuki

Lähetä tukipyyntö Omat tukipyyntöni
Tervetuloa
Kirjaudu

Työnantajan opas Oima-palvelun käyttöönottoon

Tämä on julkinen artikkeli, linkkiä voi jakaa henkilökohtaisen avun työnantajille.

Tervetuloa Oima-palvelun käyttäjäksi

Oima-palvelua käytetään henkilökohtaisten avustajien palkanmaksuun. Oima-palvelu tekee työnseurannan helpoksi sekä nopeuttaa palkanmaksun käsittelyä.

Työnantajana sinun on helppoa hyväksyä palvelussa henkilökohtaisen avustajasi työtunnit, jotka työntekijäsi on kirjannut palveluun. Vaihtoehtoisesti voit myös kirjata avustajasi tunnit itse ja hyväksyä ne. Työnantajana voit myös tarkastella työsopimuksia ja avustajien palkkalaskelmia, sekä nähdä avustustuntiesi määrän.

Helposti ja turvallisesti!

Olethan kaikissa kysymyksissä yhteydessä henkilökohtaisen avun palkanlaskentaan.


SISÄLTÖ


Oima-palvelumme tukee seuraavia selaimia

  • Firefox
  • Chrome
  • Edge
  • Safari


Selaimista tuetaan vähintään kahta viimeisintä versiota. Voit tarkistaa selainten viimeisimmät versiot Browsehappy-sivulta.

Palvelu voi toimia myös selaimilla joita ei ole listassa tai vanhemmilla versioilla, mutta palvelun toimivuutta näillä selaimilla emme voi taata.


Internet Explorer -selaimen tuki on päättynyt palvelussamme 1.6.2019. Microsoft kehottaa lopettamaan Internet Explorer -selaimen käytön vakavien tietoturvariskien vuoksi.


Käyttämällä selainten uusimpia versioita, varmistat myös niiden tietoturvallisen käytön. Päivitä selaimesi tai pyydä tietokoneesi järjestelmänvalvojaa tekemään päivitys.


Kuinka tarkistan version ja päivitän selaimen


Rekisteröityminen

  • Saat henkilökohtaisen avun palkanlaskennan toimesta sähköpostiviestin sijaismaksajapalvelun tiedoissa olevaan sähköpostiosoitteeseen, josta alkaa rekisteröityminen Oima-palveluun.
  • Klikkaa viestistä linkkiä Ota Oima-palvelu käyttöön.

    Kuva, joka sisältää sähköpostiin saapuvan  viestin rekisteröitymislinkin kanssa.

  • Sinulle avautuu selainikkunaan näkymä, Valitse salasana, jolla haluat jatkossa kirjautua palveluun ja Aseta salasana.

    Kuva, joka sisältää näkymän salasanan asettamisesta.
  • Kun olet valinnut salasanan, valitse rooliksi Kotitalous, palvelu muistaa valinnan seuraavan kerran kirjautuessa.

Kuva, joka sisältää roolin valinnan.

  • Voit valita haluamasi uutiskirjeet, jonka jälkeen Jatka palveluun.

Kuva, joka sisältää valinnan uutiskirjeistä.

Tunnistautuminen

  • Omat tietosi ja vakuutustiedot ovat siirtyneet sijaismaksajapalvelusta, joten niitä ei tarvitse täyttää, klikkaa Tunnistaudu.

    Kuva palvelun etusivulta otsikolla "Tervetuloa Oima-palveluun", joka sisältää kohdat "Täytä omat tietosi", "Tunnistaudu" ja "Ota vakuutukset".

  • Hyväksy Oima-palvelun käyttöehdot.
  • Valitse tunnistautumistapa ja tunnistaudu palveluun.

    Kuva otsikolla "Tunnistautuminen ja valtuutus", joka sisältää Oima-palvelun käyttöehtojen hyväksynnän sekä tunnistautumistavat (Eri pankit ja mobiilivarmenne)

Kirjautuminen

  • Kun kirjaudut palveluun seuraavan kerran, siirry osoitteeseen https://minun.oima.fi/.

    Kuva, joka sisältää kirjautumisnäkymän

  • Mikäli unohdat salasanasi, voit vaihtaa sen kirjautumissivulta klikkaamalla Unohditko salasanasi?
  • Kirjaa palvelussa käyttämäsi sähköpostiosoite ja Lähetä, niin saat ohjeet salasanan vaihtamiseksi.

    Kuva salasanan vaihtamis-ikkunasta

Työnseuranta

  • Tunnistautumisen jälkeen pääset tarkastelemaan työsopimuksiasi sekä kirjaamaan ja vahvistamaan tunteja Työnseurannassa.
  • Työnseurantaan pääset klikkaamalla Työntekijän nimeä, tai vaihtoehtoisesti klikkaamalla ensin Työsopimukset, jonka jälkeen siirrytään joko suoraan tai työsopimuksen kautta työnseurantaan.

    Kuva palvelun etusivulta, jossa näkyvillä työsopimukset, huomiota vaativat palkkajaksot ja maksetut palkat.


Kuva, joka sisältää työsopimusvalikon.

Työsopimus

  • Työsopimukselta pääset tarkastelemaan työsopimuksen yhteenvetoa ja muita tietoja omilta välilehdiltään.

    Kuva, joka sisältää työsopimuksen eri välilehdet (yhteenveto, palkkamuutokset, palkkalaskelmat, työntekijän kokemus, liitteet, ylityösopimus, kertyneet lomapäivät)

Palkkajaksot

  • Palkkajaksot aukeavat näkyville työnseurannassa alasveto-valikosta.
  • Avoimet palkkajaksot odottavat vielä työntekijän vahvistusta. Tila Työntekijä hyväksynyt odottaa vahvistustasi.
  • Palkkajaksot ovat aikajärjestyksessä uusin ylimpänä, jaksot käsitellään alhaalta ylöspäin.
  • Voit myös kirjata tunnit työntekijän puolesta.

    Kuva, työnseurannasta, jossa näkyvillä avoimien palkkajaksojen tilat (avoin, työntekijä hyväksynyt, hyväksytty).

Tuntien kirjaaminen työntekijän puolesta

  • Kun klikkaat haluamaasi päivää, pääset kirjaamaan tunnit oikealle tulevaan ikkunaan.

    Kuva päiväkohtaisesta työtuntien kirjaamisesta.

  • Mikäli sinulla on useita avustuspäätöksiä, valitaan oikea tuntien kirjaus –ikkunan alas-vetovalikosta.

    Kuva avustuspäätöksen valinnasta päiväkohtaisessa työajan kirjauksessa.

  • Työaika merkitään muodossa hh:mm-hh:mm (esim. 08:00-16:00).
  • Kun klikkaat Tallenna ja sulje, työvuoro tulee näkyville kalenteriin. Voit myös valita Tallenna ja seuraava, jolloin pääset suoraan täyttämään seuraavan päivän tunteja.
  • Voit myös tallentaa ja siirtyä seuraavaan päivään näppäimistön Enter –painikkeella. Näppäimistön + -merkillä voidaan lisätä toinen kirjaus valitulle päivälle.
  • Mikäli työvuoro on toteutunut normaalin työntekopaikan ulkopuolella matkustaessa, lisätään työvuorokirjaukseen ruksi kohtaan Matkapäivä  (Heta tes). Ohjelma laskee automaattisesti mahdolliset työehtosopimuksen mukaiset ateriakorvaukset.
  • Aiheeton kirjaus voidaan poistaa työaikakirjauksen vieressä olevasta ruksista.

    Kuva kalenteriin kirjatusta työvuorosta.

Avustustuntien käytön seuraaminen

  • Myönnettyjen avustustuntien käyttöä voidaan seurata työnseurannan alaosasta. 
  • Näkymässä on kaikkien avustajiesi kirjatut työtunnit.
  • Aiempien palkkajaksojen avustustuntien käyttö ei vaikuta kuluvan palkkajakson avustustuntien käyttöön ja seurantaan palvelussa.

    Kuva, työnseurannan alaososta kohdista "Kuluvan palkkajakson myönnettyjen avustustuntien käyttö ja "Kahden edellisen palkkajakson myönnettyjen avustustuntien käyttö".

Monisyöttötoiminto

  • Voit halutessasi käyttää Monisyöttö-toimintoa, mikäli kirjaat usealle päivälle täysin samanlaiset työvuorot. Toiminto löytyy työnseurannan yläosasta ja väri on sininen sen ollessa aktiivisena.
  • Halutessasi Valitse arkipäivät tai Valitse kaikki päivät tai valitse päivät manuaalisesti monisyötön ollessa aktiivisena ja merkitse työvuoro valituille päiville yhdellä kirjauksella klikkaamalla Muokkaa päiviä. Voit valita usean päivän aktiiviseksi myös Ctrl –painike pohjassa.

Kuva työnseurannan monisyöttövalinnasta.

Lisät

  • Ohjelma laskee automaattisesti mahdolliset työaikalisät ja arkipyhäkorvaukset  kirjattujen työvuorojen ja työehtosopimuksen perusteella. 
  • Lisiin oikeuttavat tunnit näkyvät työnseurannassa ennen palkkajakson vahvistusta.

    Kuva kalenteriin kirjatuista työvuoroista, joista maksetaan työaikalisiä.

Sairauspoissaolot

  • Sairauslomatodistusten osalta noudatetaan palkanmaksusta vastaavan tahon antamaa ohjeistusta. (Varmista tämä henkilökohtaisen avun palkanlaskennasta)
  • Sairausloma merkitään omalla lajillaan.

    Kuva päiväkohtaisesta sairausloman kirjaamisesta.

  • Henkilökohtaisille avustajille maksetaan sairausajanpalkkaa työsopimuslain mukaisesti omavastuuajalta 1+9 päivältä (sairastumispäivä+9 pv). 10 päivään sisällytetään arkipäivät ja lauantait. Aikavälille sattuvat sunnuntait ja muut pyhäpäivät eivät kuluta omavastuuaikaa, pyhälle osuva suunniteltu työvuoro kuitenkin maksetaan normaalisti sairausajanpalkkana.
  • Sairausajanpalkan laskennassa voi olla paikallisia eroja. Suosittelemamme tapa on maksaa sairausajanpalkka suunniteltujen työvuorojen perusteella.
  • Sairausajanpalkkaa maksetaan 10 päivän sisälle osuvilta työvuoroilta, ei siis yhteensä 10 työvuorolta.  Väliin jääviä päiviä ei merkitä sairauspäiviksi. Sairausloman muuttuminen palkattomaksi tulee laskea itse. Palkattomat päivät kannattaa myös kirjata työvuoron perusteella. Palkaton -täppä lisätään kirjauksen yhteydessä.

    Kuva palkattoman sairausloman kirjaamisesta.

  • Mikäli avustaja sairastuu kesken työvuoron, on hänellä sairastumiseen saakka oikeus mahdollisiin työaikalisiin. Silloin merkitään työvuoro sairastumiseen asti normaaleina työtunteina, ja toinen kirjaus samalle päivälle sairauslomana suunnitellun lopputyövuoron mukaan.

    Kuva kalenteriin kirjatusta sairauslomasta

  • Tapaturmaa käytetään työtapaturmasta johtuvasta sairauslomasta, kirjausohje sama kuin sairauslomassa. Huom. Vapaa-ajan tapaturmissa käytetään lajia sairausloma.
  • Tilapäistä hoitovapaata käytetään hoidettaessa sairasta lasta kotona. Palkka maksetaan suunniteltujen työvuorojen mukaisesti. Kirjausohje muutoin sama kuin sairauslomassa, mutta Hetaa noudattavilla palkallinen aika on 3 päivää sairastumispäivä mukaan lukien. Työsopimuslakia noudattaville tilapäisen hoitovapaan maksukäytännöissä voi olla paikallisia eroja. Laki ei määrittele palkanmaksuvelvollisuutta, ainoastaan oikeuden olla 4 päivää tilapäisellä hoitovapaalla lapsen sairastaessa.

    Kuva kalenteriin kirjatusta tapaturmasta ja tilapäisestä hoitovapaasta.

Vuosilomapäivät

  • Näet työntekijän palkkalaskelmalta ansaitut vuosilomapäivät, erääntyneiden lomavuosien osalta myös lomapäivien á hinnat. Ansaittuja ja käytettyjä lomapäiviä voidaan tarkastella myös työsopimukselta lomavuosittain Loma –otsikon alta.
  • Pääsääntöisesti lomapäivät kuluvat maanantaista lauantaihin riippumatta siitä, montako työpäivää työntekijä tekee normaalisti viikossa. Jos hän tekee esim. kolme työpäivää viikossa ja on viikon lomalla, kirjataan lomapäivät maanantaista lauantaihin.
  • Palvelu antaa kirjata lomapäivät vain lomaa kuluttaville päiville.
  • Työntekijä voi kirjata vain erääntyneiden lomavuosien lomapäiviä, esim. lomavuosi 2021 (1.4.2020-31.3.2021) on erääntynyt 31.3.2021.
  • Työnantaja tai palkanlaskija voi kirjata myös erääntymättömien lomavuosien lomapäiviä, mikäli näin on sovittu.

Lomapäivien tarkastelu

  • Pidettyjä ja pitämättömiä lomapäiviä voi tarkastella "lomanmääräytyminen ja lomapäivät" -välilehdeltä. Kyseinen välilehti löytyy työsopimuksen vasemmassa reunassa sijaitsevasta yhteenvedosta.
  • Ensimmäisenä näet lomanmääräytymisen lomavuosittain, josta käy ilmi lomavuosien lomanmääräytymissääntö.
  • Tämän lisäksi ansaitut ja käytetyt lomapäivät saadaan täältä näkymään palvelussa kootusti. Halutessaan saadaan erittely tehtyä myös lomavuosittain.

 

Luettelo päivistä, jotka eivät kuluta vuosilomaa

  • kaikki sunnuntaipäivät
  • uudenvuodenpäivä (kirkollinen juhlapäivä)
  • loppiainen (kirkollinen juhlapyhä)
  • pitkäperjantai (kirkollinen juhlapäivä)
  • pääsiäislauantai (mainittu erikseen vuosilomalaissa)
  • 2. pääsiäispäivä (kirkollinen juhlapäivä)
  • vapunpäivä (mainittu erikseen vuosilomalaissa)
  • helatorstai (kirkollinen juhlapäivä)
  • juhannusaatto (mainittu erikseen vuosilomalaissa)
  • juhannuspäivä (kirkollinen juhlapäivä)
  • pyhäinpäivä (kirkollinen juhlapäivä)
  • itsenäisyyspäivä (mainittu erikseen vuosilomalaissa)
  • jouluaatto (mainittu erikseen vuosilomalaissa)
  • joulupäivä (kirkollinen juhlapäivä)
  • tapaninpäivä (kirkollinen juhlapäivä).

Lomapäivien maksu

  • Mikäli lomapäivät maksetaan loma-ajankohdan palkkajakson yhteydessä eli jälkikäteen, merkitään työnseurannassa päivät normaalisti lomapäiviksi.
  • Mikäli lomapäivät halutaan maksuun ennen loma alkua, vain työnantaja tai palkanlaskija voi kirjata lomapäivät maksuun palkkajakson lisätoiminnoista ja kirjata etukäteen maksetut lomapäivät työnseurantaan.

    Kuva päiväkohtaisesta vuosiloman kirjaamisesta.

Kuva kalenteriin kirjatusta vuosilomasta.

Lomapäivien maksu ennen loman alkua

  • Kun lomapäivät maksetaan ennen loman alkua, lisätään lomapäivät halutulle aiemmalle palkkajaksolle.
  • Palkkajakson lisätoiminnoista valitaan Lomapäivien maksu, Lomapäivien etukäteenmaksu.

    Kuva painikkeesta "Palkkajakson lisätoiminnot".
    Kuva lisäkorvauksen "Lomapäivien maksu" valinnasta.

  • Valitse oikea lomavuosi, jolloin ikkunassa näytetään jäljellä olevien lomapäivien määrä.
  • Lisää maksettavien lomapäivien Määrä ja kirjaa kuvaukseen loma-ajankohta.

    Kuva lisäkorvauksesta "Lomapäivien maksu" ja tietojen syöttämisestä tyypille "lomapäivien etukäteenmaksu".

  • Etukäteen maksetut lomapäivät tulee vielä merkitä työnseurannassa oikeille päiville Etukäteen maksettuina lomapäivinä, jotta pidetyt lomapäivät kerryttävät uutta vuosilomaa.

    Kuva etukäteen maksettujen lomapäivien päiväkohtaisesta kirjaamisesta.
    Kuva kalenteriin kirjatuista etukäteen maksetuista lomapäivistä.

Muut poissaolot

  • Palkaton vapaa vähentää kuukausipalkkaisen palkkaa, tuntipalkkaisella lähinnä informatiivinen kirjaus, ei kerrytä vuosilomaa.
  • Työ keskeytynyt käytetään esimerkiksi silloin, kun työnantaja joutuu äkillisesti sairaalaan, ja työntekijällä on oikeus palkkaan suunnitelluilta työvuoroilta ennen mahdollista lomautusta (lomautusilmoitus tulee antaa kaksi viikkoa ennen lomautusta), maksaa palkan kirjatun työvuoron perusteella ja kerryttää vuosilomaa.
  • Lomautus kirjataan lomautusilmoituksen mukaisesti, palkaton poissaolo, kerryttää vuosilomaa vuosilomalain rajoitusten mukaisesti.
  • Opintovapaa, palkaton poissaolo, kerryttää vuosilomaa vuosilomalain rajoitusten mukaisesti.
  • Äitiys- tai isyysvapaa, palkaton poissaolo, kerryttää vuosilomaa vuosilomalain rajoitusten mukaisesti.
  • Muu työssäolon veroinen aika on harvemmin tarvittava laji, voidaan käyttää mikäli jossain tilanteessa poissaolosta tulee kerryttää vuosilomaa, palkaton poissaolo, kerryttää vuosilomaa.

    Kuva kalenteriin kirjatuista muista poissaoloista (palkaton vapaa, työ keskeytynyt, lomautus, opintovapaa, äitiys- tai isyysvapaa, muu työssäolon veroinen aika).

Palkkajakson huomautukset

  • Jos sinulla tai työntekijällä on kysyttävää tai kerrottavaa tuntikirjauksista, voidaan asia kirjoittaa työnseurannassa Palkkajakson huomautuksiin.
  • Palkanlaskija käsittelee kommentin ennen palkanmaksua.
  • Kommenttia on mahdollista muokata tai poistaa, kun sitä ei vielä ole merkitty käsitellyksi.

Kuva jossa teksti "Käsitelty", kun palkanlaskija on käsitellyt palkkajakson huomautuksen.

Palkkajakson vahvistaminen

  • Kun tuntikirjaukset ovat valmiina, Vahvista palkkajakso, jolloin palkkajakson tila muuttuu Hyväksytyksi odottamaan palkanmaksua.
  • Mikäli palkkajaksolla ei ole tehtyjä työtunteja tai muuta maksettavaa, Ohita palkkajakso.

    Kuva alasvetovalikosta "Palkkajakson toiminnot", jossa valittavana "vahvista palkkajakso, "palauta työntekijälle", "ohita palkkajakso".

  • Ennen lopullista vahvistusta pääset katsomaan kootusti vahvistamis-ikkunassa palkkalajit määrineen, á hintoineen ja summineen.

    Kuva palkkajakson vahvistamis-ikkunasta

Palkkajakson palauttaminen

  • Mikäli työntekijän tuntikirjauksissa on korjattavaa, voit tehdä korjaukset itse tai Palauta työntekijälle palkkajakso korjattavaksi.
  • Mikäli itse vahvistat jakson virheellisenä, palkanlaskija voi tehdä korjaukset tai palauttaa palkkajakson korjattavaksi.

    Kuva alasvetovalikosta "Palkkajakson toiminnot", jossa valittavana "vahvista palkkajakso, "palauta työntekijälle", "ohita palkkajakso".

Palkkalaskelma

  • Vahvistettu palkkajakso valittuna voit siirtyä Palkkalaskelmaan.
  • Voit tarkastella työntekijän palkkalaskelmaa ja työnantajan maksuerittelyä sekä tulostaa erilaisia raportteja jaksolta.

    Kuva palkkalaskelmasta



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.