Välkommen som användare av Oima-tjänsten
Oima-tjänsten används för utbetalning av personliga assistenters löner. Med Oima-tjänsten blir arbetstidsuppföljningen enkel och lönehanteringen snabbare.
Som arbetsgivare är det enkelt för dig att i tjänsten godkänna de arbetstimmar som din personliga assistent har registrerat. Alternativt kan du själv registrera assistentens timmar och sedan godkänna dem. Som arbetsgivare kan du även granska arbetsavtal och assistenternas lönespecifikationer samt se antalet beviljade assistanstimmar. Enkelt och säkert!
Vid frågor ber vi dig kontakta löneadministrationen för personlig assistans.
Vår Oima-tjänst stöder följande webbläsare
Du kan kontrollera och uppdatera den webbläsarversion du använder genom att klicka på hyperlänken vid webbläsarens namn.
Firefox
Chrome
Edge
Safari
Tjänsten stöder minst de två senaste versionerna av varje webbläsare. Du kan kontrollera de senaste versionerna på webbplatsen Browsehappy. Genom att använda de senaste versionerna säkerställer du också att användningen är trygg ur datasäkerhetssynpunkt. Uppdatera din webbläsare eller be din dators systemadministratör att göra uppdateringen.
Registrering
Du får ett e-postmeddelande från löneadministrationen för personlig assistans till den e-postadress som finns registrerad hos välfärdsområdet.
Klicka i meddelandet på länken Ta Oima-tjänsten i bruk.
Skapa konto och logga in i Oima-tjänsten som ny användare
För att kunna använda tjänsten behöver du först skapa ett konto i Oima-tjänsten. För att skapa ett konto behöver du en fungerande e-postadress. Det är också bra att ha bankkoder eller mobilcertifikat till hands. Kontot kan skapas efter att välfärdsområdet har lagt till dig i Oima som arbetsgivare för personlig assistans.
1. E-postadress för att skapa konto
Välj vilken e-postadress du vill använda för att skapa kontot och skriv in den i fältet. Med denna e-postadress loggar du fortsättningsvis in i Oima-tjänsten.
Instruktioner för att välja ett datasäkert, dvs. starkt lösenord:
minst 8 tecken
minst en versal (stor bokstav)
minst en gemen (liten bokstav)
minst en siffra
minst ett specialtecken (t.ex. !, ", #, $, %, &, / )
Bild 1. När du skriver in lösenordet byts de röda kryssen på bilden till gröna bockar när lösenordet uppfyller respektive krav. Funktionen är skapad för att underlätta skapandet av ett starkt lösenord.
2. Länkning till Visma Connect
Du får ett separat meddelande gällande stark autentisering (se Bild 2). Klicka därefter på knappen ”Ja, länka min e-post till eID”. Med detta val kan du genomföra stark autentisering i Oima-tjänsten med dina egna bankkoder.
Stark autentisering görs första gången för att säkerställa vem som skapar kontot i tjänsten. Samtidigt säkerställs att avtal, ersättningar och annan personlig information verkligen kopplas till rätt person.
(Ditt bankkonto länkas inte till Oima-tjänsten i denna process.)
Bild 2. Slutför stark autentisering genom att trycka på knappen ”Ja, länka min e-post till eID”.
3. Stark autentisering
Därefter går du vidare till stark autentisering. Den görs antingen med mobilcertifikat eller via nätbanken. Om du använder nätbanken, välj i bilden vilken banks koder du vill använda.
4. Meddelande till din e-post
Efter stark autentisering får du ett e-postmeddelande som innehåller en sexsiffrig säkerhetskod (se Bild 3).
Obs: Stäng inte den webbläsare där du gör Visma Connect-inloggningen. Öppna istället ett nytt fönster/flik för att logga in på din e-post och hämta koden enligt instruktionen i bilden.
Öppna en ny flik, gå till din e-post och ta fram säkerhetskoden från meddelandet. Säkerhetskoden ser ut som i Bild 3 och är markerad med rött.
5. Ange säkerhetskoden
När du fått säkerhetskoden i din e-post, skriv in koden i fältet enligt Bild 4 och klicka på knappen ”Länka konto”.
Bild 4. Vy från inloggningen i Oima-tjänsten, där du ombeds skriva in säkerhetskoden från e-postmeddelandet. Fältet är markerat i rött på bilden.
Därefter visas ett meddelande i tjänsten (se Bild 5) som bekräftar att du är starkt autentiserad. På skärmen visas texten BankID Finland länkat till ditt Visma-konto. Klicka sedan på knappen Fortsätt.
Denna funktion är helt säker. Dina bankkoder kopplas inte till ditt Oima-konto. Texten BankID innebär enbart att du gjort stark autentisering med bankkoder.
Bild 5. Stark autentisering lyckades, klicka sedan på knappen Fortsätt.
6. Välkommen till Oima-tjänsten
Grattis, du har nu loggat in i Oima-tjänsten! Välj därefter din roll i tjänsten.
Vanliga frågor
Vad är Visma Connect?
Visma Connect är Vismas gemensamma inloggningslösning, som nu även tas i bruk i Oima.
Varför måste inloggningen ske via Visma Connect?
I Oima-tjänsten behandlas mycket känslig information. Därför är detta steg en naturlig del av utvecklingen av tjänsten. Även Oimas kunder har efterfrågat denna förändring. Vi vill alltid erbjuda våra kunder den bästa möjliga lösningen för att skydda information.
Vi valde Visma Connect som autentiseringsmetod eftersom Visma Connect-teamet har den bästa sakkunskapen, kontinuerlig utveckling samt bred erfarenhet av verkliga cyberattacker.
Jag fick ingen säkerhetskod till min e-post?
Kontrollera först skräppostmappen. Om meddelandet inte finns där, kan du prova att söka i din e-post med sökordet Visma Connect. Om koden fortfarande inte hittas, ber vi dig genomföra stark autentisering på nytt.
Om du trots detta inte får koden till din e-post, vänligen kontakta din kontaktperson i välfärdsområdet.
Jag tog i bruk Visma Connect med min gamla (kommunens) e-postadress och vill nu uppdatera den till en ny?
I så fall behöver du registrera dig på nytt i tjänsten med din nya e-postadress.
Kopplas mitt bankkonto till Oima-tjänsten när jag gör stark autentisering?
Nej, ditt bankkonto kopplas inte till Oima-tjänsten när du autentiserar dig med bankkoder.
Prenumeration på nyhetsbrev
Om du vill kan du välja att prenumerera på nyhetsbrevet innan du fortsätter i tjänsten, men det är inte obligatoriskt.
I nyhetsbreven informerar vi om nya funktioner i Oima-tjänsten och andra aktuella frågor – på så sätt håller du dig alltid uppdaterad!
Bild: valmöjlighet för prenumeration på nyhetsbrev.
Arbetstidsuppföljning
Efter identifiering kan du granska dina arbetsavtal samt registrera och bekräfta arbetstimmar i Arbetstidsuppföljningen.
Du kommer till arbetstidsuppföljningen genom att klicka på arbetstagarens namn, eller alternativt genom att först klicka på Arbetsavtal och därefter gå vidare antingen direkt eller via arbetsavtalet till arbetstidsuppföljningen.
Bild från tjänstens startsida där arbetsavtal, löneperioder som kräver åtgärd och utbetalda löner visas.
Arbetsavtal
Från arbetsavtalet kan du granska avtalets sammanfattning och andra uppgifter på egna flikar.
Bild som visar arbetsavtalets olika flikar (sammanfattning, löneändringar, lönespecifikationer, arbetstagarens erfarenhet, bilagor, övertidsavtal, intjänade semesterdagar).
Löneperioder
Löneperioderna öppnas i en rullgardinsmeny i arbetstidsuppföljningen.
Öppna löneperioder väntar fortfarande på arbetstagarens bekräftelse. Statusen Arbetstagaren har godkänt väntar på ditt godkännande.
Löneperioderna visas i kronologisk ordning, med den nyaste överst. Perioderna behandlas nedifrån och upp.
Du kan också registrera timmar för arbetstagaren.
Bild från arbetstidsuppföljningen som visar status för öppna löneperioder (öppen, arbetstagaren har godkänt, godkänd).
Registrering av timmar för arbetstagaren
När du klickar på den önskade dagen kan du registrera timmarna i fönstret som öppnas till höger.
Bild från dagsvis registrering av arbetstimmar.
Om du har flera assistansbeslut väljer du rätt beslut i rullgardinsmenyn i fönstret för dagsregistrering.
Bild som visar valet av assistansbeslut vid dagsregistrering.
Arbetstiden anges i formatet hh:mm–hh:mm (t.ex. 08:00–16:00).
När du klickar på Spara och stäng visas arbetspasset i kalendern. Du kan också välja Spara och nästa för att direkt fylla i följande dag.
Du kan även spara och gå vidare till nästa dag med Enter-tangenten. Med tangenten + kan du lägga till ytterligare en registrering för samma dag.
Om arbetspasset utförts utanför den normala arbetsplatsen i samband med resa, kryssa i rutan Resdag (Heta-avtal) i registreringen. Programmet räknar automatiskt eventuella måltidsersättningar enligt kollektivavtalet.
Felaktiga registreringar kan tas bort med krysset bredvid arbetspasset.
Bild från kalendern med registrerat arbetspass.
Uppföljning av assistanstimmar
Användningen av beviljade assistanstimmar kan följas längst ned i arbetstidsuppföljningen.
Vyfönstret visar alla arbetstimmar registrerade av dina assistenter.
Tidigare löneperioders användning av assistanstimmar påverkar inte den aktuella perioden och dess uppföljning i tjänsten.
Flerinmatningsfunktion
Om du vill kan du använda funktionen Flerinmatning när du registrerar identiska arbetspass för flera dagar. Funktionen finns högst upp i arbetstidsuppföljningen och är blå när den är aktiv.
Om du vill kan du välja Välj vardagar, Välj alla dagar eller markera dagar manuellt när flerinmatningen är aktiv, och sedan registrera arbetspasset på de markerade dagarna med en enda registrering genom att klicka på Redigera dagar.
Du kan också välja flera dagar samtidigt genom att hålla ned Ctrl-tangenten.
Bild från flerinmatningsvalet i arbetstidsuppföljningen.
Tillägg
Programmet beräknar automatiskt eventuella arbetstids- och helgdagsersättningar utifrån de registrerade arbetspassen och kollektivavtalet.
De timmar som ger rätt till tillägg visas i arbetstidsuppföljningen innan löneperioden bekräftas.
Bild från kalendern med arbetspass som berättigar till arbetstidstillägg.
Sjukfrånvaro
När det gäller sjukintyg följs instruktionerna från den som ansvarar för löneutbetalningen. (Bekräfta detta med löneadministrationen för personlig assistans.)
Sjukfrånvaro registreras med egen kategori.
Bild från dagsvis registrering av sjukfrånvaro.
- Personliga assistenter får sjuklön enligt arbetsavtalslagen för karensdagen plus 9 dagar (totalt 10 dagar). Detta inkluderar vardagar och lördagar. Söndagar och andra helgdagar som infaller inom perioden räknas inte som karensdag, men planerat arbetspass som infaller på en helgdag betalas som sjuklön.
- Beräkningen av sjuklön kan skilja sig lokalt. Vår rekommenderade metod är att betala sjuklön baserat på planerade arbetspass.
- Sjuklön betalas för de arbetsdagar som infaller inom 10-dagarsperioden, inte för totalt 10 arbetspass. Mellandagars frånvaro registreras inte som sjukdagar. Om sjukfrånvaro övergår till obetald frånvaro, måste detta beräknas separat. Obetalda dagar bör också registreras baserat på arbetspasset. Obetalda dagar markeras med kryss i registreringen.
Bild som visar registrering av obetald sjukfrånvaro.
Om assistenten blir sjuk under arbetspasset, har hen rätt till eventuella arbetstidsersättningar fram till sjukdomstillfället. Arbetspasset registreras då som vanliga arbetstimmar fram till sjukdom, och ett separat sjukregister görs för resterande planerade arbetspass samma dag.
Bild från kalendern med registrerad sjukfrånvaro.
Vid olycksfall används kategorin för sjukfrånvaro orsakad av arbetsskada, samma registreringsinstruktioner som för sjukfrånvaro. Obs: Vid fritidsolyckor används kategorin Sjukfrånvaro.
Tillfällig vårdledighet används när ett barn vårdas hemma vid sjukdom. Lön betalas enligt planerade arbetspass. Registreringen följer i övrigt samma instruktioner som vid sjukfrånvaro, men för Heta-avtal är den betalda tiden 3 dagar inklusive sjukdomsdagen. För tillämpning av arbetsavtalslagen kan lokala skillnader förekomma beträffande betalning vid tillfällig vårdledighet. Lagen anger inte skyldighet att betala, utan endast rätt till 4 dagar ledighet vid barns sjukdom.
Bild från kalendern med registrerat olycksfall och tillfällig vårdledighet.
Semesterdagar
Du kan se arbetstagarens intjänade semesterdagar på lönespecifikationen, och för förfallna semesterår även semesterdagarnas á-priser. Intjänade och använda semesterdagar kan också granskas per arbetsavtal under fliken Semester.
I huvudsak förbrukas semesterdagar från måndag till lördag, oavsett hur många arbetsdagar arbetstagaren normalt arbetar per vecka. Om arbetstagaren t.ex. arbetar tre dagar per vecka och tar semester en vecka, registreras semesterdagar från måndag till lördag.
Tjänsten tillåter endast registrering av dagar som faktiskt förbrukar semester.
Arbetstagaren kan endast registrera semesterdagar från förfallna semesterår, t.ex. semesterår 2022 (1.4.2021–31.3.2022) som förföll 31.3.2022.
Arbetsgivare eller löneadministratör kan även registrera semesterdagar från ännu ej förfallna år om detta är överenskommet.
Granskning av semesterdagar
Använda och icke använda semesterdagar kan granskas under fliken Semesterberäkning och semesterdagar, som finns i sammanfattningen längst till vänster i arbetsavtalet.
Först visas semesterberäkningen per semesterår, där semesterregelverket framgår.
Intjänade och använda semesterdagar visas samlat i tjänsten. Om man vill kan en uppdelning göras även per semesterår.
Lista över dagar som inte förbrukar semesterdagar
Alla söndagar
Nyårsdagen (kyrklig helgdag)
Trettondedag jul (kyrklig helgdag)
Långfredagen (kyrklig helgdag)
Påskafton (specifikt nämnt i semesterlagen)
Annandag påsk (kyrklig helgdag)
Första maj (specifikt nämnt i semesterlagen)
Kristi himmelsfärdsdag (kyrklig helgdag)
Midsommarafton (specifikt nämnt i semesterlagen)
Midsommardagen (kyrklig helgdag)
Alla helgons dag (kyrklig helgdag)
Självständighetsdagen (specifikt nämnt i semesterlagen)
Julafton (specifikt nämnt i semesterlagen)
Juldagen (kyrklig helgdag)
Annandag jul (kyrklig helgdag)
Utbetalning av semesterdagar
Om semesterdagarna betalas ut i samband med löneperioden under semestern, registreras dagarna som vanliga semesterdagar i arbetstidsuppföljningen.
Om semesterdagarna ska betalas ut före semesterstart, kan endast arbetsgivare eller löneadministratör registrera dem i utbetalning via löneperiodens tilläggsfunktioner och registrera förbetalda semesterdagar i arbetstidsuppföljningen.
Bild från dagsvis registrering av semester.
Bild från kalender med registrerad semester.
Utbetalning av semesterdagar före semesterstart
När semesterdagarna betalas ut före semestern, läggs de till på önskad tidigare löneperiod.
Välj i löneperiodens tilläggsfunktion Utbetalning av semesterdagar, Förbetalning av semesterdagar.
Välj rätt semesterår för att visa antalet kvarvarande semesterdagar.
Ange antalet dagar som ska betalas och registrera i beskrivningen vilken period semestern avser.
Förbetalda semesterdagar måste fortfarande registreras på rätt dagar i arbetstidsuppföljningen som Förbetalda semesterdagar, så att de förbrukade dagarna genererar ny semester.
Bild från dagsvis registrering av förbetalda semesterdagar.
Bild från kalender med registrerade förbetalda semesterdagar.
Andra frånvaron
Obetald ledighet minskar månadslönen för månadslönade. För timavlönade är det främst en informativ registrering och påverkar inte semesterintjäning.
Avbrutet arbete används t.ex. när arbetsgivaren plötsligt måste läggas in på sjukhus och arbetstagaren har rätt till lön för planerade arbetspass innan eventuell permittering. Lönen betalas baserat på registrerat arbetspass och semester intjänas.
Permittering registreras enligt permitteringsmeddelandet som obetald frånvaro. Semester intjänes enligt semesterlagens begränsningar.
Studieledighet registreras som obetald frånvaro och intjänar semester enligt lagen.
Föräldraledighet (moders-/faderskap) registreras som obetald frånvaro och intjänar semester enligt lagen.
Övrig arbetstidsrelevant frånvaro används sällan, men kan användas om frånvaron ska generera semester, registreras som obetald frånvaro och intjänar semester enligt lagen.
Bild från kalendern med registreringar för andra frånvarotyper (obetald ledighet, avbrutet arbete, permittering, studieledighet, föräldraledighet, övrig arbetstidsrelevant frånvaro).
Anmärkningar för löneperiod
Om du eller arbetstagaren har frågor eller information om timregistrering kan detta skrivas i Anmärkningar för löneperiod i arbetstidsuppföljningen.
Löneadministratören behandlar kommentaren före löneutbetalning.
Kommentaren kan redigeras eller tas bort innan den markerats som behandlad.
Bild med textfält för anmärkningar.
Bekräftelse av löneperiod
När timregistreringarna är färdiga, klicka på Bekräfta löneperiod, och löneperiodens status ändras till Godkänd och väntar på löneutbetalning.
Om det inte finns några arbetade timmar eller annat att betala under perioden, välj Hoppa över löneperiod.
Bild med rullgardinsmeny för löneperioder.
Innan slutlig bekräftelse kan du se alla löneslag med antal, á-pris och totalbelopp i bekräftelsefönstret.
Bild från bekräftelsefönstret för löneperiod.
Återställning av löneperiod
Om det finns korrigeringar i arbetstagarens timregistrering kan du själv göra ändringarna eller Återställ löneperiod till arbetstagaren för korrigering.
Om du själv godkänner en felaktig period kan löneadministratören göra korrigeringar eller återställa perioden för korrigering.
Bild med rullgardinsmeny för återställning av löneperiod.
Lönespecifikation
När löneperioden är bekräftad kan du gå till Lönespecifikation.
Du kan granska arbetstagarens lönespecifikation och arbetsgivarens betalningsspecificering samt skriva ut olika rapporter för perioden.
Bild från lönespecifikation.